La redacción administrativa tiene sus propias peculiaridades, esto se debe a que está enfocada en comunicar mensajes importantes de instituciones o empresas, tanto a nivel externo como interno.
¡Conoce cuáles son las principales características de la redacción administrativa y utilízalas para crear escritos de calidad!
1. Formatos prestablecidos
La mayoría de las empresas o instituciones cuentan con sus propios sistemas de comunicación. En muchos casos, hay programas o CRMs internos por medio de los cuales se hacen solicitudes.
De cualquier manera, los formatos más comunes en la redacción administrativa son:
a. Memorándums. Se refiere a documentos cortos, generales y precisos que contienen información interna como avisos o solicitudes.
b. Cartas o misivas. Se trata de documentos personalizados en los que se realizan peticiones o solicitudes formales. ¡Consulta la estructura de las misivas o cartas aquí!
c. Mails o tickets. Los medios internos de comunicación más comunes son los correos electrónicos, por medio de estos se crean tickets o solicitudes de un área a otra. La redacción de este formato es informal, pero siempre respetuosa.
d. Informes o reportes. Los informes normalmente contienen información importante sobre el estado de la empresa y los objetivos de las áreas. Cada institución cuenta con formatos preferidos para hacer reportes. Estos formatos pueden ser desde documentos de Word, presentaciones de PowerPoint o incluso infografías.
2. Lenguaje sencillo
Cuando redactes un documento administrativo utiliza un lenguaje sencillo, pues te estás dirigiendo a tus compañeros y jefes. Redacta con amabilidad, pero evita el lenguaje redundante. El tiempo de todos es muy valioso, así que procura ser directo.
El lenguaje utilizado de manera interna en una organización puede ser diferente al usado externamente, sobre todo, en cuanto al vocabulario técnico. Al redactar un documento ten en mente quién es el receptor y pregúntate si conoce los tecnicismos que utilizas en tu documento.
Por otro lado, si estás escribiendo un documento externo, ya sea para tus clientes, socios o empresas aliadas consulta el tono y voz de tu empresa y apégate a ella.
3. Información precisa
Recuerda que la información que compartes en los documentos administrativos servirá para tomar decisiones, realizar acciones o peticiones e informar a más personas, así que cuida que sea clara y precisa.
Comparte solamente información de la que estés seguro, si hay alguna parte o sección en la que dudes señálala para que los lectores estén conscientes de ello.
Cuida las normas éticas internas y si hay información confidencial remárcala para que sólo las personas autorizadas la reciban.
Al redactar documentos administrativos ten en mente su propósito, es decir, si estás haciendo una solicitud, dando un aviso, negociando o informando. Este tipo de documentos te servirán de respaldo en el futuro, así que revisa dos veces tu redacción y la información que compartes.
Si quieres saber más sobre este tema, necesitas ayuda para crear formatos empresariales o redacciones administrativas escríbenos a info@hablandodeletras.com o da clic aquí para encontrarnos en WhatsApp, ¡también puedes encontrarnos en nuestro teléfono 5572723651!
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Chico encerrando un párrafo en un documento
Vocal grande en documento saliendo de computadora
Documento saliendo de computadora con chica sentada en laptop